Một thư xin việc (Cover Letter) là tài liệu đi kèm với sơ yếu lý lịch (Resume) khi bạn ứng tuyển vào một vị trí công việc. Thư xin việc giúp bạn giới thiệu bản thân, thể hiện sự quan tâm đến công ty và vị trí ứng tuyển, đồng thời làm nổi bật những kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp nhất với yêu cầu công việc. Một thư xin việc được cấu trúc tốt sẽ tăng cơ hội được nhà tuyển dụng chú ý và mời phỏng vấn. Dưới đây là cấu trúc chuẩn của một thư xin việc chi tiết:
I. Thông tin liên hệ (Heading)
Thông tin của bạn (ở trên cùng, góc trái hoặc giữa):
Họ và tên đầy đủ
Địa chỉ hiện tại
Số điện thoại
Địa chỉ email chuyên nghiệp (ví dụ: ten.ho@gmail.com, tránh dùng email không nghiêm túc)
(Tùy chọn) Liên kết đến hồ sơ LinkedIn hoặc trang web cá nhân (nếu có và liên quan đến công việc)
Thông tin của nhà tuyển dụng (ngay dưới thông tin của bạn):
Ngày viết thư
Tên người liên hệ (nếu biết, hãy tìm hiểu trước)
Chức danh của người liên hệ
Tên công ty
Địa chỉ công ty
Ví dụ:
“`
[Tên của bạn]
[Địa chỉ của bạn]
[Số điện thoại của bạn]
[Địa chỉ email của bạn]
[Liên kết LinkedIn (nếu có)]
[Ngày viết thư]
[Tên người liên hệ] (Nếu biết)
[Chức danh]
[Tên công ty]
[Địa chỉ công ty]
“`
II. Lời chào (Salutation)
Cách tốt nhất:
“Kính gửi [Ông/Bà/Anh/Chị] [Họ của người liên hệ],” (Nếu biết tên người liên hệ, hãy sử dụng)
Nếu không biết tên người liên hệ:
“Kính gửi Phòng Nhân sự,” hoặc “Kính gửi Ban Tuyển dụng,”
Tránh:
“Kính gửi Quý Công ty,” (quá chung chung) hoặc “To Whom It May Concern,” (cách này đã lỗi thời)
III. Đoạn mở đầu (Opening Paragraph)
Mục đích:
Thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng ngay lập tức và nêu rõ lý do bạn viết thư.
Nội dung:
Nêu rõ vị trí bạn đang ứng tuyển:
“Tôi viết thư này để ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] được đăng tải trên [Nguồn thông tin tuyển dụng, ví dụ: website công ty, LinkedIn, trang việc làm…]”
Nêu một thành tích nổi bật hoặc điểm mạnh liên quan đến công việc:
“Với [Số năm] kinh nghiệm trong lĩnh vực [Lĩnh vực], tôi đã thành công trong việc [Mô tả thành tích].” (ví dụ: “Với 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing kỹ thuật số, tôi đã thành công trong việc tăng lưu lượng truy cập website lên 40% trong vòng 6 tháng.”)
Thể hiện sự quan tâm đến công ty:
“Tôi rất ấn tượng với [Điểm nổi bật của công ty, ví dụ: văn hóa làm việc, sản phẩm/dịch vụ, giá trị…]. Tôi tin rằng kinh nghiệm và kỹ năng của mình sẽ đóng góp vào sự phát triển của công ty.”
Ví dụ:
“`
Kính gửi Bà Nguyễn Thị An,
Tôi viết thư này để bày tỏ sự quan tâm sâu sắc đến vị trí Chuyên viên Marketing Digital được đăng tải trên trang LinkedIn của công ty. Với hơn 4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing kỹ thuật số và thành tích tăng 30% tỷ lệ chuyển đổi cho chiến dịch marketing gần đây nhất, tôi tin rằng mình có thể đóng góp đáng kể vào đội ngũ marketing của [Tên công ty]. Tôi rất ngưỡng mộ cách [Tên công ty] luôn đi đầu trong việc áp dụng các công nghệ mới nhất vào các chiến dịch marketing và tôi mong muốn được học hỏi và phát triển trong môi trường năng động này.
“`
IV. Đoạn thân bài (Body Paragraphs)
Mục đích:
Chứng minh bạn là ứng viên phù hợp nhất cho vị trí bằng cách kết nối kinh nghiệm, kỹ năng và thành tích của bạn với yêu cầu công việc.
Nội dung:
Chọn lọc 2-3 kỹ năng/kinh nghiệm quan trọng nhất:
Đọc kỹ mô tả công việc và xác định những yêu cầu quan trọng nhất.
Sử dụng phương pháp STAR (Situation, Task, Action, Result) để mô tả kinh nghiệm:
Situation (Tình huống):
Mô tả bối cảnh của tình huống.
Task (Nhiệm vụ):
Mô tả nhiệm vụ bạn được giao.
Action (Hành động):
Mô tả những hành động cụ thể bạn đã thực hiện.
Result (Kết quả):
Mô tả kết quả đạt được nhờ hành động của bạn. (Sử dụng số liệu cụ thể để chứng minh hiệu quả)
Thể hiện sự hiểu biết về công ty và ngành:
Liên hệ kinh nghiệm của bạn với những thách thức và cơ hội mà công ty đang đối mặt.
Sử dụng ngôn ngữ mạnh mẽ và chủ động:
Tránh sử dụng những câu bị động.
Ví dụ:
“`
Trong vai trò Chuyên viên Marketing tại [Tên công ty cũ], tôi chịu trách nhiệm quản lý các chiến dịch quảng cáo trên Google Ads và Facebook Ads. (Situation) Nhiệm vụ của tôi là tăng số lượng khách hàng tiềm năng cho sản phẩm mới ra mắt. (Task) Tôi đã thực hiện nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh, xây dựng landing page tối ưu và triển khai các chiến dịch quảng cáo nhắm mục tiêu chính xác. (Action) Kết quả là, tôi đã tăng số lượng khách hàng tiềm năng lên 50% trong vòng 3 tháng, đồng thời giảm chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng xuống 20%. (Result) Kinh nghiệm này giúp tôi tự tin có thể đóng góp vào việc tăng trưởng doanh số cho [Tên công ty] thông qua các chiến dịch marketing hiệu quả và sáng tạo.
Ngoài ra, tôi cũng có kinh nghiệm trong việc quản lý nội dung trên các kênh truyền thông xã hội. Tại [Tên công ty cũ], tôi đã xây dựng và triển khai chiến lược nội dung toàn diện, giúp tăng tương tác trên Facebook và Instagram lên 40%. (Result) Tôi có khả năng viết nội dung hấp dẫn, sáng tạo, phù hợp với từng đối tượng mục tiêu và am hiểu các thuật toán của mạng xã hội. Tôi tin rằng kỹ năng này sẽ giúp tôi đóng góp vào việc xây dựng và phát triển thương hiệu [Tên công ty] trên các kênh truyền thông xã hội.
“`
V. Đoạn kết (Concluding Paragraph)
Mục đích:
Tóm tắt lý do bạn là ứng viên phù hợp và thể hiện mong muốn được phỏng vấn.
Nội dung:
Tóm tắt lại những điểm mạnh chính:
“Với kinh nghiệm [Số năm] trong lĩnh vực [Lĩnh vực] và kỹ năng [Kỹ năng], tôi tin rằng mình có thể đóng góp vào sự thành công của [Tên công ty].”
Thể hiện sự nhiệt tình và mong muốn được phỏng vấn:
“Tôi rất mong muốn được trao đổi trực tiếp với quý vị để thảo luận chi tiết hơn về kinh nghiệm và kỹ năng của mình, cũng như tìm hiểu thêm về cơ hội phát triển tại [Tên công ty].”
Nêu rõ cách liên hệ với bạn:
“Tôi có thể liên hệ qua email [Địa chỉ email của bạn] hoặc số điện thoại [Số điện thoại của bạn].”
Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian:
“Cảm ơn quý vị đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi.”
Ví dụ:
“`
Với những kinh nghiệm và kỹ năng đã tích lũy, tôi tin rằng mình là ứng viên phù hợp với vị trí Chuyên viên Marketing Digital tại [Tên công ty]. Tôi rất mong muốn được trao đổi trực tiếp với quý vị để hiểu rõ hơn về các yêu cầu công việc và trình bày những ý tưởng sáng tạo của mình. Tôi có thể liên hệ qua email [Địa chỉ email của bạn] hoặc số điện thoại [Số điện thoại của bạn]. Xin chân thành cảm ơn quý vị đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi.
“`
VI. Lời chào kết (Closing Salutation)
Sử dụng những lời chào trang trọng:
“Trân trọng,” (Sincerely,)
“Kính thư,” (Yours sincerely,)
“Trân trọng cảm ơn,” (Thank you for your consideration,)
VII. Chữ ký (Signature)
Nếu gửi thư điện tử:
Để một khoảng trống 3-4 dòng sau lời chào kết.
Gõ đầy đủ họ và tên của bạn.
Nếu gửi thư bản cứng:
In thư ra, ký tên bằng mực xanh hoặc đen giữa lời chào kết và tên bạn.
Gõ đầy đủ họ và tên của bạn bên dưới chữ ký.
Ví dụ:
“`
Trân trọng,
[Khoảng trống để ký]
[Tên của bạn]
“`
Lời khuyên chung:
Nghiên cứu kỹ công ty và vị trí ứng tuyển:
Hiểu rõ về công ty, sản phẩm/dịch vụ, văn hóa làm việc và những yêu cầu cụ thể của vị trí ứng tuyển.
Tùy chỉnh thư xin việc cho từng vị trí:
Không sử dụng một mẫu thư xin việc chung chung cho tất cả các vị trí. Điều chỉnh nội dung để phù hợp với yêu cầu công việc và thể hiện sự quan tâm thực sự đến công ty.
Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và trang trọng:
Tránh sử dụng tiếng lóng, từ ngữ không phù hợp hoặc lỗi chính tả/ngữ pháp.
Giữ thư xin việc ngắn gọn và súc tích:
Không nên dài quá một trang A4. Tập trung vào những thông tin quan trọng nhất và trình bày một cách rõ ràng, dễ đọc.
Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi:
Đọc lại thư xin việc nhiều lần để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc thông tin sai lệch. Nhờ người khác đọc và góp ý nếu có thể.
Sử dụng định dạng chuyên nghiệp:
Chọn font chữ dễ đọc (ví dụ: Times New Roman, Arial, Calibri) và căn chỉnh lề hợp lý.
Đính kèm thư xin việc và sơ yếu lý lịch dưới dạng PDF:
Điều này giúp đảm bảo định dạng của tài liệu không bị thay đổi khi mở trên các thiết bị khác nhau.
Hy vọng cấu trúc chi tiết này sẽ giúp bạn viết được một thư xin việc ấn tượng và tăng cơ hội được mời phỏng vấn. Chúc bạn thành công!